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Zum Anlegen einer neuen Befragungsgruppe wählen Sie auf der Startseite des Befragungsmoduls den entsprechenden Button "Jetzt neu anlegen". Sie gelangen auf folgende Seite:
Hier tragen Sie ein, für welche Software und welche Nutzergruppe die Befragung durchgeführt werden soll. Nutzergruppen können beispielsweise "Sachbearbeiter im Mahnwesen" oder "Mitarbeiter am Check In" sein. Diese Angaben sind optional.
Es folgt die Anzahl der Teilnehmenden (Befragten). Der Projektname kann frei gewählt werden und dient als Benutzerkennung für die Befragungsleitung und alle Teilnehmenden. Die Dauer der Befragung kann für 30, 60 oder 90 Tage festgelegt werden. Diese drei Eingaben sind Pflichtfelder. Der Name der Befragungsleitung kann optional mit eingetragen werden. Verpflichtend ist wieder die E-Mail-Adresse der Befragungsleitung, da die Zugangsdaten zur Aktivierung des Projektes per Mail versandt werden.
Um Spam vorzubeugen, wurde eine Sicherheitsabfrage mit eingebaut. Die Lösung kann entweder als Audio abgespielt oder als MP3-Datei heruntergeladen werden.
Nachdem Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, erhalten Sie per E-Mail Ihre Zugangsdaten. Mit diesen Daten müssen Sie sich innerhalb von 2 Tagen im System anmelden, um das Projekt zu aktivieren. Sie gelangen dann automatisch in den Projektbereich und erhalten dort die Zugangscodes der einzelnen Teilnehmenden. Diese können entweder vom System per Mail versandt werden oder Sie verteilen die Codes selbst. Die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden werden nicht vom System gespeichert.
Die Teilnehmenden haben nun je nach Projektdauer 30, 60 oder 90 Tage Zeit ihre Ergebnisse in das System einzutragen. Wird die Befragung nicht innerhalb dieser Zeit abgeschlossen, werden sämtliche Daten gelöscht. Nachdem alle Teilnehmenden Ihre Ergebnisse im System eingetragen haben, werden Sie informiert und können sich dann mit Ihren Zugangsdaten die Auswertung online ansehen und eine Datei im CSV-Format mit den Einzelergebnissen downloaden. CSV steht für "comma separated values" und beinhaltet strukturierte Tabellendaten zur Nutzung in Tabellenverarbeitungsprogrammen, dabei sind die einzelnen Datenfelder mit einem Semikolon voneinander getrennt, da die Datenfelder selbst Kommata enthalten könnten. Im Projektbereich können Sie sich auch jederzeit ein Zwischenergebnis anzeigen lassen, solange die Befragung noch nicht abgeschlossen ist.
Nach dem Ende der Befragung bleibt der Projektbereich noch 30 Tage einsehbar, danach werden sämtliche Daten aus dem System gelöscht.